Online-ER. Я работаю в Виртуальном офисе!
Удаленная работа — прогрессивное решение
для успешного бизнеса.
Online-ER дает тебе преимущества и требует от тебя 100% ответственности, ориентации на результат, честности и открытости.
Работа на удалёнке имеет свои плюсы
Не надо тратить время на дорогу. Холодильник всегда под рукой. Можно гладить котика. Но всё это становится неважным, если рабочий процесс не настроен правильным образом. Если культура работы не поддерживает основные принципы работы: доверие, доброжелательность, открытость, фокус на работе и результате, самостоятельность.
Руководитель должен настроить и поддерживать процессы, внимательно следить за изменением в культуре команды, чтобы она работала эффективно и развивалась.
Инфраструктура для удалённой работы
Общие принципы: все инструменты должны быть вынесены в облако. Все люди пользуются одними и теми же инструментами.
Прозрачность общения

Таск-трекер для ведения проектов. Задачи ставятся в нём, не в почте. Это важно, чтобы информация по задачам хранилась в одном месте, чтобы работа была прозрачной.

Jira, Miro – управление задачами


Skype для бизнеса (Lync) - коммуникации.

Подключение через удаленный доступ VDI


Корпоративные файлообменники – рекомендуем для обмена файлами, хранения информации использовать папки на диске S и новый сервис

https://cloud.ertelecom.ru/. Сервис поддерживает удобное совместное редактирование и рецензирование, совместим со всеми популярными офисными форматами документов.


Видеозвонки для обсуждения.

Видеозвонок с расшариванием экрана максимально ускоряет решение любого вопроса. Можно заглянуть в глаза собеседнику и быстро обсудить задачу, увидеть друг друга, понять эмоциональную интонацию.


База знаний. Структурированный набор статей, связанных друг с другом для того, чтобы помогать людям разобраться с вопросами, которые часто встречаются в процессе работы.

Постоянная доступность во время рабочего дня

Работают все примерно в одно время. Графики работы людей могут быть сдвинуты относительно друг друга, но они не должны всё время меняться.


Будьте онлайн. Пользуйтесь почтой, отвечайте оперативно.


Контролируйте задачи. Используйте сервисы Jira (инструкция), Trello или другие. Каждый член команды должен знать свои задачи на день, а руководитель распределять новые задачи, видеть общий список и статусы выполнения.


Планируйте время. Используйте календарь в почте, чтобы планировать встречи и общие звонки.

Личные календари сотрудников, которые можно расшаривать коллегам. Общий календарь, в котором все отмечают отпуска, отгулы, общие встречи.

Коммуникации
в командах
Эффективно общайтесь в команде. Перенесите свои встречи и оперативки в онлайн пространство. Назначайте встречи в привычном Skype для бизнеса (Lync) или используйте другие сервисы: Zoom, Google Hangouts и т.д.

Используйте корпоративный виртуальный фон для проведения конференций

Пользуйтесь мессенджерами для получения быстрых ответов. Выберите удобный для всех мессенджер: WhatsApp, Viber, Telegram, Slack и т.д.

Хранение и обмен файлами

Все документы создаются в облачном виде, чтобы их легко можно было расшарить


Прозрачность и доступность хранения информации.

Для каждого проекта есть строгая структура папок. Кроме этого, есть общие папки для разных видов информации с разными доступами. Любой документ сразу создаётся в нужной папке. Без такой структуры всё очень быстро превратится в бардак.


Заранее подготовьте необходимые документы. Помните – не все файлы можно получить удаленно:


Доступны на удаленке без VPN:

Доступны через VPN:

Настройка оборудования и связи
Включите переадресацию звонков с рабочего телефона на мобильный. Будьте на связи, чтобы Клиенты и Коллеги могли вам позвонить.

Настройте все нужные удаленные доступы на домашнем компьютере. Все инструкции можно скачать здесь.

Вы до сих пор не подключили бот поддержки «ЭР-Телеком» в Телеграм? Подключите прямо сейчас! В боте можно скачать инструкции по настройке компьютера и систем, сделать заявку в Service Desk. Также через бот можно получить любой сервис HR – просто перейдите в раздел HR Assistant
Совместная
работа
Работайте удаленно вместе. Для совместного редактирования документов можно использовать сервисы Google, для совместной работы над проектами онлайн доску Miro.

Помните о безопасности.
Для обмена конфиденциальной информацией используйте только корпоративную почту. Еще раз почитайте о правилах безопасности здесь.
Основные принципы работы на удалёнке
Выполнение простых правил сделает работу из дома такой же успешной, как и в офисе!
Доверие
Если мы берём человека в команду, то мы ему доверяем. Его не нужно контролировать. Он понимает правила работы и выполняет их.
1. Обсуждаем задачи на проектах, а не просто ставим их на выполнение.
2. Делаем ретроспективы по окончании проектов.
3. Привлекаем людей к улучшению процессов и слабых мест в работе над проектами.

Доброжелательность
1. Не перебивайте друг друга. При удалённых созвонах легко превратить встречу в галдёж, если начать говорить одновременно. Слушайте и передавайте слово.
2. Здоровайтесь. При общении текстом бывает сложно понять эмоциональный подтекст. Созванивайтесь.
3. Будьте терпеливы. Объясняйте, если человек чего-то не понимает. Расшарьте экран, нарисуйте схемку.
4. Включайте видео при звонке. Смотрите на собеседника. Используйте размытие или замену фона, если стесняетесь своей квартиры :–)
В рамках дистанционного режима работы взаимодействие с работодателем происходит при помощи электронной почты, путем обмена электронными сообщениями и, при необходимости, электронными документами.
Место работы: место жительства работника ( если иное не предусмотрено трудовым договором).
Режим рабочего времени и отдыха: согласно Трудовому договору и Правилам внутреннего трудового распорядка.
Трудовая функция и оплата труда: согласно Трудовому договору.
На дистанционных работников распространяются общие нормы Трудового кодекса, в том числе по поводу предоставления отпусков, листов нетрудоспособности, учета рабочего времени в зависимости от его режима и другие.
Открытость
1. Все задачи должны быть грамотно и вдумчиво описаны в таск-трекере.
2. Обсуждение проекта должно проходить в канале проекта, а не в личной переписке.
3. Результаты созвонов фиксируются в текстовом виде.
4. Все рабочие материалы и результаты работы всегда выкладываются в облако.
5. Перед началом работ по задаче — обсуждение голосом, всё ли понятно. Установочная встреча с обсуждением целей, задач, сроков, метрик успешности проектов, рисков, этапов работы, ролей в проекте.
6. Все дизайн-макеты лежат и обсуждаются только в Figma и Invision. Никаких макетов по почте и в мессенджерах.
7. Созвоны для синхронизации — раз в день или раз в неделю.
8. Этапы рабочего процесса понятны всем участникам команды. Все знают, что должно быть на входе в этап и на выходе из этапа.
  • соблюдение трудовой дисциплины и Правил внутреннего трудового распорядка;
  • надлежащее исполнение должностных обязанностей;
  • соблюдение режима коммерческой тайны;
  • использование необходимых средств защиты информации.
Самостоятельность
Руководитель подразделения несет ответственность за:
  • своевременную постановку целей и задач подчиненному работнику с установленным дистанционным режимом работы;
  • своевременный и регулярный контроль выполнения поставленных задач;
  • корректность табелирования отработанных часов подчиненных работников на удаленном режиме работы
С чего начать?
1
Обязательно укажи на портале мобильный телефон!
Вот инструкция. Твой контакт может понадобиться
2
Настрой удаленный доступ
рабочим ресурсам на личных гаджетах. Все инструкции можешь найти на Портале в разделе Полезное ИТ
3
Подключи бота поддержки «ЭР-Телеком» в Телеграм.
Там есть много полезного для работы в удаленном режиме.
Подробности – ниже в разделе «Инструменты»
Рекомендации сотрудникам
Как организовать работу из дома:
1
Подготовьте свое рабочее место, ноутбук\компьютер, телефон, гарнитуру\наушники.
Старайтесь, чтобы рядом с рабочим местом не было телевизора, домашних вещей, детских игрушек и кровати. Разграничьте место, где спите и отдыхаете, и зону, где работаете.
2
Придерживайтесь рабочего графика, время старта и окончания работы, делайте перерывы, обедайте.
Начинайте свой день, как и прежде - ванные процедуры, зарядка, завтрак. Перед началом каждого рабочего дня составляйте список дел на сегодня.
3
Создайте себе рабочее настроение.
Старайтесь не оставаться в пижаме и домашней одежде. Это может помешать настроиться на работу. Если дома находятся дети, супруги или иные родственники - договоритесь с ними о границах, в какой период времени вас нельзя отвлекать.
4
Контролируйте задачи
На утренней онлайн-оперативке зафиксируйте с руководителем и коллегами планы на день. Решайте похожие задачи вместе, старайтесь их группировать в течение дня.
Рекомендации для руководителей
Руководитель обеспечивает:
1
Проверку возможности удаленной работы (наличие техники, трафика).
Совместно с сотрудником
2
Выдачу при необходимости техники с оформлением необходимых документов.
Обращаться в департамент директора по ИТ
3
Оформление дополнительного соглашения о применении удаленной работы.
Обращаться в департамент кадрового обеспечения
4
Фиксацию перехода на формат удаленной работы / возврата с удаленной работы. Подтверждение от работника по электронной почте.
Отвечает непосредственный руководитель
5
Регулярную постановку задач и контроль их выполнения
В Jira, либо иной системе учета задач.
Отвечает непосредственный руководитель
6
Формирование отчетов по выполнению задач.
Отчеты формируют как непосредственный руководитель, так и сотрудник
СОВЕТЫ ПО УДАЛЕННОЙ РАБОТЕ
Как защитить себя и близких. https://pro.ispringcloud.ru/acc/T0nqi9c0MTE3/s/4117-Bgeu8-K3o5E-CfZuw

Управление дистанционными командами и сотрудниками https://course.sberbank-school.ru/

Как организовать работу удаленных сотрудников? http://skyeng.welcome.tilda.ws/remoteforaboss

Как работать удалённо и сохранить продуктивность http://skyeng.welcome.tilda.ws/remoteoneloveforever

Как научиться работать из дома во время пандемии коронавируса (а не спать, есть и сидеть в соцсетях)? https://meduza.io/cards/kak-nauchitsya-rabotat-iz-doma-vo-vremya-pandemiikoronavirusa-a-ne-spat-est-i-sidet-v-sotssetyah

Если у вас остались вопросы - напишите на hronline@domru.ru

Или попробуйте телеграм-бот:
@DOMRUSD_BOT
This site was made on Tilda — a website builder that helps to create a website without any code
Create a website